일본 정착의 첫 단추인 비자 신청은 서류의 완벽함이 곧 신뢰의 증명이 된다. 그래서 스스로 서류를 준비하며 완벽하게 준비하지 못한 많은 입국 예정자가, 예상치 못한 보완 서류 요청이나 불허가 통보에 당황하거나 좌절한다.
이때 가장 든든한 조력자가 되어줄 존재가 행정서사다. 그렇기 때문에 단순히 대행료가 저렴한 곳을 찾는 것은 위험하다.
비자 허가는 어떤 파트너를 만나느냐에 달려 있다. 비자 허가가 결정되는 지점은 행정서사의 광고가 아니라 그의 전문 분야와 책임감에 있기 때문이다.
1. 왜 행정서사가 필요한가: 리스크 관리의 관점
비자 신청은 단순한 행정 절차라고 생각할 수 있지만, 뉴칸(入管, 입국관리국)과 벌이는 증명 전쟁이라고 생각하는 것이 좋다. 하지만 개인이 준비하기에는 어려운 부분이 많은 것도 사실이다.
뉴칸의 심사 기준은 겉으로 드러나 있지 않다. 그들만의 기준이 있다는 것이겠지만, 그렇다고 해서 우리가 할 수 있는 것은 없다. 게다가 한 번 기록된 불허가 이력은 다음 신청에 치명적인 영향을 미친다.
그러므로 수많은 케이스를 다뤄보며, 현재 뉴칸이 어떤 항목(연봉, 회사 규모, 전공 일치 등)을 중점적으로 보는지 파악하고 있는 행정서사가 필요하다.
전문가를 통하는 것은 단순히 시간을 아끼는 것을 넘어, 가장 안전한 경로를 확보하는 보험과 같다.
2. 믿을 수 있는 행정서사를 고르는 3가지 기준
일본에는 수많은 행정서사가 있다. 하지만 모든 행정서사가 비자 전문가인 것은 아니다.
자신의 인생을 담보로 맡기는만큼, 적어도 이 3가지 기준을 갖추고 있는지 확인하고 가려내야 한다.
1. 뉴칸 업무 전문성
반드시 뉴칸 업무 신고(申請取次)를 마친 행정서사인지 확인해야 한다. 이들은 신청인을 대신해 뉴칸에 직접 가서 서류를 접수할 자격을 갖춘 공인된 파트너다.
2. 전공 분야의 일치
본인이 취업 비자를 신청하려고 한다면, 상속이나 부동산 전문 행정서사가 아닌 ‘취업/경영 관리 비자’를 주력으로 하는 사무소를 선택해야 한다. 선택하려는 행정서사의 홈페이지에 적혀있는 실적이 본인의 상황과 유사한지 확인하는 과정이 필수다.
3. 투명한 소통 구조
서류 준비 과정에서 발생하는 모든 상황을 가능한 한 빨리 공유하고, 보완 요청이 왔을 때 신속하게 대응할 수 있는 시스템을 갖췄는지 확인해야 한다.
주의해야할 것은 저렴한 대행 업체의 함정이다. 행정서사는 서류를 대신 제출해주는 사람이 아니다. 당신이 일본 사회에 안착할 수 있도록 신용을 보증해주는 첫 번째 증인이다.
시세보다 낮은 금액을 제시하는 곳은 서류 검토를 보조 직원에게 맡기거나 표준 양식만을 사용하는 경우가 많다. 개인마다 처한 상황이 다른 비자의 특수성을 무시하고, 붕어빵식 서류를 제출하는 것은 불허가로 가는 가장 빠른 길이다.
3. 상담 시 반드시 던져야 할 질문
최근 물가 상승과 전문 서비스 비용의 상향 평준화로 인해, 2026년 평균 상담료는 1시간당 11,000엔(소비세 10% 포함) 정도를 정찰제로 내거는 경우가 많아졌다.
첫 상담 무료라고 광고하는 곳이 많아 혼란스러울 수 있지만, 여기에는 명확한 차이가 있다. 무료 상담은 보통 15-30분 내외의 가벼운 ‘견적 확인’ 수준이다. 깊이 있는 서류 검토나 불허가 리스크 분석은 해주지 않는 경우가 많다. 냉정하게 말해 전문가의 진단이라기보다 콜센터 직원의 안내에 가깝다.
콜센터 직원이 준비된 매뉴얼만 읽어주듯, 무료 상담에서는 누구나 가볍게 검색만해도 알 수 있는 일반적인 정보만 나열할 가능성이 높다. 하지만 비자 허가는 매뉴얼에 적혀 있지 않은 미세한 디테일에서 결정된다.
진짜 전문가의 시간은 공짜가 아니다. 상담비를 지불한다는 것은 단순히 말을 섞는 비용이 아니다. 콜센터 직원이 아닌 설계자를 만나, 내 문제를 해결해 줄 사람에게 건네는 사례금이다. 이 소중한 시간을 가치 있게 만드려면, 최소한 이 5가지 질문은 던져봐야 한다.
- 최근 1년 내 유사 케이스 성공 실적이 있는가?: 국적과 업종이 유사한 케이스를 다뤄봤는지 확인하여, 최신 데이터를 검증해야 한다. 뉴칸의 기류는 알 수 없기 때문이다.
- 나와 비슷한 상황에서 불허가가 난 적이 있는가?: 100% 가능하다고 말하는 곳은 피해야 한다. “허가 날 거에요” 같은 책임감 없는 답변을 하는 곳은 피해야 한다. 부정적인 변수가 있다면, 먼저 짚어주고 대안을 제시하는 것이 진짜 전문가다.
- 불허가 시 재신청 및 추가 비용은 어떻게 되는가?: 결과에 대한 책임감과 실패 시의 플랜이 명확한지 확인해야 한다. 책임감 있는 파트너는 재신청 대응 플랜을 이미 가지고 있다.
- 보완 서류 요청 시 대응 시스템이 갖춰져 있는가?: 뉴칸의 추가 자료 제출 통지는 보통 마감 기한이 짧다. 이때 얼마나 신속하고 정교하게 대응하느냐가 합격을 결정한다.
- 확정 견적의 범위와 소통 채널은 어떻게 되는가?: 인지세가 포함된 금액인지, 번역을 해준다면 번역료가 포함된 금액인지, 숨겨진 비용이 포함된 최종 금액인지를 확인해야 한다. 그리고 담당 행정서사와 직접 소통이 가능한지 확인해야 한다.
상담비를 아끼려다 비자 불허가라는 기회비용을 날리지 마라. 당신의 미래를 설계할 진짜 파트너를 만나는 일에 투자를 아끼지 않는 것이 가장 현명한 정착의 시작이다.